Aluguel de salas por hora: como funciona?

Os ambientes profissionais compartilhados – que conhecemos como Espaços de Coworking com Aluguel de Salas por Hora e de estações de trabalho – são uma realidade no Brasil e no mundo.

O modelo começou em 2005 nos Estados Unidos focado em profissionais de tecnologia, pequenos empreendedores e nômades digitais e hoje em dia atrai o interesse de empresas dos mais variados setores.

Vamos falar um pouco sobre como o aluguel de salas nesse formato podem beneficiar a sua atividade.

O sucesso é inegável: em 2018, o número de espaços destinados ao cowork cresceu 48% em relação a 2017, chegando a quase 1.200 escritórios no Brasil.

Hoje em dia encontramos pequenas e médias empresas ocupando os ambientes, saindo do modelo tradicional de localização e ganhando mobilidade – afinal, a empresa pode estar em diferentes lugares, conforme a disponibilidade e o custo de cada local.

Ou seja, a versatilidade é a marca, não há planejamento empresarial que não possa se beneficiar das características dos ambientes compartilhados.

Outro aspecto importante é que esse conceito nasceu, entre outros fatores, também da necessidade de gerar pontos de concentração de negócios em áreas que estão saturadas e caras para empresas comprarem ou alugarem diretamente os imóveis.

Podemos encontrar espaços em áreas valorizadas e com ótima infraestrutura de mobilidade urbana e serviços.

As salas alugadas por hora permitem que pequenos negócios possam trabalhar remotamente com mais pessoas em um espaço reservado ou que empresas façam reuniões e eventos em espaços externos por não ter espaço para eles.

Vamos falar um pouco sobre os modelos atualmente existentes e como os empreendedores podem usar o aluguel de escritório por período como uma alternativa de localização de suas empresas e usufruir de alguns benefícios.

• Sala comercial (aluguel individual)
• Trabalho em casa (home office)
• Coworking (aluguel de salas e estações de trabalho)

O que é o aluguel de escritório por hora?

Nos espaços de co-working, profissionais e empresas podem alugar estações de trabalho – as baias – e salas de trabalho para trabalhar em caráter eventual ou rotineiro.

É uma boa alternativa para pequenos e médios negócios, especialmente aqueles que não exigem ponto físico de escritório ou de fabricação.

O sistema de uso é sempre pelo aluguel por hora, tanto unitariamente quanto uma quantidade mensal, além de diversos serviços corporativos oferecidos pelas empresas.

Entre os diversos serviços, estão por exemplo:

• Recepção;
• Quantidade de impressões e digitalizações com os equipamentos do espaço;
• Horas de sala de reunião;
• Uso de infra-estrutura (copa, geladeira, micro-ondas, etc.).

As empresas locadoras diluem o investimento, custos e despesas pelas unidades definidas para aluguel (as salas de trabalho, de reunião e as estações) e divididas pela quantidade de horas diárias.

Dessa forma e com o sucesso e a rotatividade de clientes, é possível fazer preços atraentes e, com isso, se tornar uma opção interessante para empresas e profissionais.

Quais as vantagens de alugar salas por hora para a sua performance?

Trabalhar em uma sala alugada por hora em um ambiente compartilhado pode ter uma série de benefícios que afetem a performance para o negócio.

Vamos falar de algumas delas.

Trabalhar em um ambiente focado em negócios

Os ambientes de cowork traduzem profissionalismo, ali estão diversos empreendedores, profissionais liberais e funcionários de empresas com foco em suas metas.

Isso favorece muito a motivação, a interação com outros profissionais e, principalmente, evita que distrações e um relaxamento do dia a dia residencial, no home office, prejudiquem o rendimento.

A pesquisa Coworking Brasil 2018 deu dados a esse fato: 46% dos entrevistados trabalhavam em casa antes da experiência de ambiente compartilhado.

Potencializar o networking

Para muitos empreendedores, é um grande desafio manter e aumentar a rede de relacionamentos estando dentro de um ambiente privado – seja uma sala alugada individual ou trabalhando em casa – diante de tantos compromissos e obstáculos do dia a dia.

Em um ambiente compartilhado, sem tantas responsabilidades operacionais e em contato com inúmeros negócios diferentes, o networking pode crescer e gerar muitas oportunidades.

Aumentar a motivação

Trabalhando cercado dos mais variados negócios e podendo compartilhar experiências e ouvir boas ideias, a motivação aumenta mais.

Os impactos positivos do ambiente compartilhado são grandes. Segundo a pesquisa Coworking Brasil 2018, 77% dos coworkers relataram que a produtividade aumentou nesse modelo de trabalho.

Quais as vantagens estratégicas ao alugar sala por hora?

Trabalhar em casa sempre será, financeiramente, a alternativa mais interessante. Porém, ela é muito restritiva ao crescimento do negócio, dependendo do segmento de atividade.

Isso se deve ao fato do ambiente residencial não permitir – falando de uma forma geral – que algumas rotinas e estratégias sejam implementadas.

• Receber clientes, fornecedores e parceiros para reuniões;
• Ministrar treinamentos e reuniões de grupos de trabalho.

Isso prejudica a identidade empresarial, especialmente nos negócios B2B e de alto valor agregado de conhecimento, como as consultorias e assessorias, em que a sua estrutura física de trabalho – espaço exclusivo, distrações, interferências – conta muito para os clientes.

Vamos falar de alguns benefícios estratégicos ao optar por um aluguel de sala por hora.

1 – Expandir fisicamente sem investimentos

O aluguel de salas por hora é uma ótima alternativa para expandir momentaneamente a empresa sem precisar alugar diretamente uma sala maior ou se limitar ao espaço residencial.

É possível criar um modelo misto: trabalhar em uma estação e alugar uma sala para treinamentos, reuniões com clientes ou eventos, usando a infraestrutura existente.

A versatilidade também está presente no colab; variar entre salas maiores e menores, conforme a necessidade da ocasião.

2 – Boa localização para clientes e parceiros

O conceito colaborativo nasceu pela necessidade de gerar infraestrutura aos novos modelos de negócios e, como vimos antes, o foco de investimento é em áreas com boa localização, porém saturadas e caras para investir em uma estrutura de aluguel individual.

Com isso, quando buscamos o aluguel de salas por hora em grandes cidades como Campinas, São Paulo, Rio de Janeiro e tantas outras grandes e médias cidades brasileiras, existe uma oferta em centros financeiros e empresariais e regiões com muito comércio e serviços.

Isso facilita a locomoção dos visitantes e dá uma imagem mais empresarial ao negócio.

3 – Planejamento de calendário

Mesmo com o aluguel de sala própria, muitas vezes um evento exige a locação de outro espaço.

Você pode criar um calendário de evento, prever o custo com exatidão e fazer o aluguel de salas para cursos, por exemplo, de acordo com a necessidade, com imóveis de diferentes tamanhos e recursos tecnológicos.

4 – Gestão simplificada

Assim como acontece no home office, onde os custos, na grande maioria, são geridos em família, quando alugamos uma sala por hora, existe apenas uma despesa a ser paga – o aluguel e os itens adicionais.

Além disso, os espaços de cotrabalho oferecem serviços como espaço de copa e cozinha com equipamentos, serviço de coffee break para eventos e central de impressão.

Quais as vantagens financeiras com o aluguel de salas por período?

Quando analisamos as opções de instalação do seu negócio do ponto de vista financeiro, sem dúvida o home office parece ser a melhor opção.

Afinal, não existem o custo de locação e as despesas operacionais e de manutenção podem ser partilhadas com a residência.

Porém, como vimos nos itens anteriores, existe a falta de uma identidade empresarial – que as pessoas reconhecem nas demais alternativas, especialmente nos nichos que dependem da interação com outras pessoas – e que pode impactar na imagem do negócio.

Portanto, se avaliarmos o aluguel tradicional e o aluguel de salas compartilhadas, vamos encontrar algumas vantagens importantes nessa segunda alternativa.

Não há investimento de instalação

Para montarmos o negócio em uma sala alugada tradicional, é preciso investir não só na locação, mas também na:

• Condomínio;
• Taxa de segurança;
• Compra de mobiliário;
• Consertos e pintura;
• Eventuais equipamentos de apoio (um pequeno espaço de café).

Em um aluguel de sala por hora, essas despesas são de responsabilidade do locador e as salas são alugadas em condições de uso imediato, além de uma infraestrutura de apoio (copa, central de impressão) cujas franquias estão incluídas no valor do aluguel.

Forte redução de custos operacionais

Em um aluguel de salas comerciais tradicionais, você arca integralmente com as despesas operacionais e a contratação de serviços: internet de alta velocidade, energia, telefone, água e gás (se quiser manter uma estrutura de copa).

Em um aluguel de salas compartilhadas, esses custos são rateados pelo locador entre todas as suas unidades e, em cada uma, distribuídos pelo número de horas de funcionamento. Isso dilui muito o custo por unidade, nas salas e nas estações de coworking.

Uma das vantagens da economia de compartilhamento.

Baixo custo em necessidades pontuais

Como falamos anteriormente, se você trabalha em casa, pode se beneficiar de um aluguel de sala por hora para eventuais reuniões, alugando por algumas horas ou dias.

O custo por ocasião, não sendo frequente, é muito menor do que manter uma sala própria. Dessa forma, você pode se beneficiar dos dois modelos.

Outro aspecto fundamental é pagar apenas pelo que usa, o que é muito discrepante das salas próprias, onde o custo de locação e das despesas é permanente. Na locação de salas por hora, você pode controlar o uso e o desembolso.

Cuidados para escolher uma sala para alugar por hora

Apesar de ser uma forma muito interessante para ter um espaço profissional de forma eventual ou com alguma rotina, decidir pelo aluguel de escritório por hora também requer alguns cuidados para que a escolha seja a melhor.

Vamos falar de alguns deles.

1 – Defina os objetivos com a locação

O aluguel será em dias fixos da semana ou variável? Em horários determinados?

Existe uma programação prévia para alugar?

Você quer usufruir de quais serviços adicionais?

Essas são algumas das perguntas que devemos nos fazer antes de decidir alugar sala por hora e as respostas vão ajudar a decidir pela forma de aluguel mais eficiente e com a vantagem de poder ajustar ao longo do tempo.

2 – Delimite a pesquisa com base nas suas prioridades

Você prioriza uma localização acessível aos clientes, em uma região central, ou prefere uma área menos concorrida e mais próxima de casa?

Sua escolha também deve estar alinhada com a sua proposta de qualidade de vida, para que a produtividade e a motivação sejam as melhores.

Outro ponto importante é o entorno dos locais – segurança, estacionamento para seus visitantes, oferta de locais para refeições, estação de metrô próxima ou ônibus de fácil acesso.

3 – Pesquise vários fornecedores

Com base nas suas preferências, busque várias alternativas para que você possa conhecer os produtos de cada um e comparar preços e ofertas.

Apesar de ser um serviço com um comprometimento contratual se o uso for eventual, certamente buscamos um lugar que funcione com as melhores condições no dia a dia e permita que você concentre as energias nos negócios.

4 – Busque referências

Apesar de ser um mercado ainda jovem no Brasil, com uma oferta que ainda está se consolidando, é sempre importante ouvir as experiências de amigos, colegas e familiares a respeito de alguns lugares.

Outra opção são os sites de defesa do consumidor, com o Reclame Aqui, com as ocorrências, os principais problemas, tempo de resposta e nível de satisfação dos consumidores.

Pesquise também os comentários e respostas nas redes sociais da empresa.

Como fazer o aluguel de sala comercial por hora?

As empresas podem variar entre os tipos de serviços, mas podemos falar basicamente em alguns modelos:

Hora avulsa

O pagamento é pelo uso da sala em determinado dia e faixa de horário. Ideal para usos eventuais e sempre sujeito à disponibilidade no momento da consulta.

Pacotes de horas

É contratada uma quantidade de horas a ser usada em um determinado prazo. Ideal para quem quer investir no benefício financeiro da locação e ter controle sobre os custos.

Bloco de horas

Aqui é contratação é recorrente de um dia, faixa de horário e sala definidos. Por exemplo, usar a sala toda quinta-feira no período da tarde.

Esse perfil é ideal para grupos de trabalho ou empresas e profissionais que precisam de uma rotina e privacidade – por exemplo, um local para entrevistas de emprego.

Planos mensais

Aqui as empresas podem ofertar diversos pacotes com cargas horárias e níveis de serviços extras. É mais usado por empresas que já estruturaram seu funcionamento com o espaço alugado.

Para alugar salas por hora, não há a burocracia comum nas locações tradicionais, como a exigência de documentos, seguro ou avalista.

O processo de aluguel em espaços colaborativos é bastante simples. No uso eventual, basta confirmar a disponibilidade com a empresa por um dos canais de atendimento – e-mail, site, telefone ou aplicativo – e agendar o dia e a hora desejados.

Quando um aluguel de escritório por período não é a melhor opção?

Com todos os benefícios que esse modelo de trabalho oferece, especialmente na questão dos preços, ainda assim ele pode não ser a opção mais interessante em alguns casos.

• Quando a empresa precisa acomodar um grupo de funcionários de forma permanente em um espaço. Isso pode custar uma locação de coworking mais alta que o aluguel tradicional e o investimento em instalações;
• Quando é um negócio com fabricação de produtos: avalie se é mais produtivo montar um espaço de negócios junto com a fábrica.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a conhecer este conceito inovador de trabalho que é o Coworking e poder usufruir dele da forma mais eficiente possível em seus negócios.

Até a próxima!

Meridian Coworking Campinas